Canadian Museum of Immigration at Pier 21 Job Board
Coordonnateur(trice) administratif(ve) - Le programme Bienvenue chez vous au Canada
Description
Le Musée canadien de l’immigration du Quai 21 poursuit sa tradition d’accueil des nouveaux arrivants au Canada
Le programme Bienvenue chez vous au Canada (BCVC) est un programme de préparation à l’emploi de six mois destiné aux nouveaux immigrants au Canada. Si vous êtes un immigrant sans emploi ou en situation de sous-emploi et que vous rencontrez des obstacles à occuper un emploi significatif, ce programme pourrait vous intéresser.
Durée : Six mois, commençant en mai 2025 et terminant en octobre 2025
Salaires : 17,75 $ l’heure
Supérieur immédiat : Secrétaire de la société et adjointe principale de la CDD et
Vice-présidente, Opérations
Horaire : 37,5 heures par semaine avec deux (2) pauses rémunérées de 15 minutes et une pause du midi non rémunérée de 30 minutes par jour, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Critères d'admissibilité du programme
· Vous devez être un résident permanent au Canada, Citoyen canadien né à l’extérieur du Canada (cela signifie que vous avez immigré au Canada et que vous êtes devenu un citoyen canadien) ou une personne protégée tel que stipulé par la Section 95 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et autorisé à travailler au Canada et en Nouvelle-Écosse et
· Vous êtes sans emploi ou sous-employé et vous faites face à des obstacles à l’emploi comme être des acquis non reconnus, un manque d’expérience de travail au Canada, manque de réseaux et les barrières linguistiques.
Description du poste
Le coordonnateur(trice) administratif(ve) est responsable d’offrir un soutien administratif professionnel et complet aux visiteurs et aux membres du personnel interne. Le coordonnateur(trice) administratif(ve) soutient une équipe de professionnels et fait preuve d’initiative conformément aux routines et procédures administratives de l’organisation. Le coordonnateur(trice) administratif(ve) peut exercer des fonctions qui requièrent une grande confidentialité, de la sensibilité, du tact et de la maturité. Le ou la titulaire du poste fera preuve de discrétion dans la préparation, la divulgation et le traitement de renseignements de nature confidentielle, controversée et sensible; il ou elle établira des priorités de travail et possédera de solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.
Responsabilités
Administration
- Recevoir et compiler divers documents internes provenant du personnel et de l’équipe de direction. Exemples : mises à jour des réunions du personnel, invitations à des événements/RSVP.
- Fournir du soutien à la planification et à la mise en œuvre d’événements internes.
- Fournir une assistance pour les formulaires internes et les demandes de remboursement.
- Soutenir l’organisation des systèmes d’approvisionnement et de gestion des contrats.
- Maintenir les systèmes de classement et veiller à ce que ces systèmes restent à jour (en format papier et numérique).
- S’assurer que l’approvisionnement en articles de papeterie soit adéquat dans les bureaux.
Réception
- Répondre au téléphone en utilisant l’offre active et utiliser le standard téléphonique pour transférer les appels aux services appropriés.
- Accueillir et saluer les clients et les visiteurs à la réception, répondre aux questions et diriger les visiteurs vers le bon membre du personnel.
- Ouvrir et distribuer le courrier ordinaire et électronique entrant.
- Récolter, trier et préparer le courrier et les livraisons de courrier sortants.
- Fournir du soutien aux services du Musée pour les envois postaux et les autres projets.
- Effectuer les préparatifs nécessaires aux réunions internes (c.-à-d. disponibilité des pièces, café, etc.) et offrir du soutien pour la préparation des procès-verbaux, au besoin.
- Entretenir la réception et veiller à ce que les brochures, magazines et bulletins de nouvelles soient consultables.
- S’assurer que l’équipement de bureau soit en état de marche.
- Au besoin, effectuer d’autres tâches de soutien afin d’assurer le bon fonctionnement de l’organisation.
Gestion du risque
- Signaler les problèmes liés au risque aux gestionnaires.
Compétences requises
- Grand souci du détail.
- Fortes compétences en communication verbale et écrite en anglais.
- Solides compétences en matière de saisie de données.
- Capacité à travailler sous supervision minimale.
- Aise avec les applications Microsoft Office, notamment Outlook, MS Word et MS Excel.
Aptitudes
- Accent sur le client - Connaissances et capacité d’offrir un haut niveau de service, à la fois aux clients internes et externes, menant ainsi à une haute satisfaction des clients et à la création de relations établies.
- Communication - Capacité à présenter et à recevoir de l’information de la façon la plus appropriée.
- Résolution de problèmes - Capacité à générer des solutions à des problèmes et à recommander une marche à suivre.
- Souplesse - Connaissance et capacité à gérer efficacement son propre comportement et à affecter positivement les actions des autres en situation de changement, de stress ou d’incertitude.
- Intégrité et fiabilité - Capacité à fonctionner avec un grand niveau d’honnêteté et d’ouverture, de façon à gagner le respect et la confiance des collègues et clients.
Conditions de travail et exigences physiques
L'environnement de travail se situe dans un bureau, principalement avec les équipes des opérations et du bureau exécutif. Ces équipes utilisent une combinaison de télétravail et d'espaces de travail sur site pour la collaboration. Le poste d'assistant(e) administratif(ve) est un poste sur site avec un horaire fixe au bureau, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30. Le poste nécessite de soulever et de déplacer des objets de 0 à 20 kg.
Pour de plus amples renseignements sur le programme « Bienvenue chez vous au Canada », veuillez consulter le site suivant https://quai21.ca/a-propos/bienvenue-chez-vous-au-canada.